Le coffre-fort numérique ou virtuel est un moyen sûr et facile d’archiver les fichiers électroniques sensibles des particuliers et des entreprises : photos, factures, contrats, courriers, relevés bancaires, fiches de paie, etc. L’accès au coffre-fort se fera en ligne. Cette solution numérique est une alternative au stockage papier qui demande beaucoup d’organisation et d’espace.
Protection des données contre la dégradation et la perte
Comme les entreprises ont l’obligation légale de conserver leurs documents pendant une certaine durée, le coffre-fort virtuel leur permet de conserver une trace durable de leurs documents importants. Depuis la promulgation de l’ordonnance du 08 décembre 2005 régissant les échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, le marché de cet espace de stockage numérique est devenu florissant.
Comme les documents stockés sur le coffre-fort numérique ne seront accessibles qu’à partir d’un accès Internet, ils seront à l’abri des pannes d’ordinateur, d’un vol, des incendies ou de la destruction du disque dur. C’est un moyen de conservation durable, pratique, pas cher et sécurisé pour les entreprises.
L’accès au coffre-fort virtuel s’effectue en mode crypté et sécurisé. Le dépôt de documents électroniques s’effectue de manière à conserver l’intégrité des données au fil du temps. La fonction d’horodatage et le scellement par signature électronique complètent le processus de sécurisation du coffre-fort numérique. Tous les échanges réalisés sur cet espace de stockage feront l’objet d’une traçabilité à vocation probatoire.
Les niveaux de service disponibles en coffre-fort virtuel
Les entreprises et les particuliers ont le choix entre deux niveaux : l’espace d’archivage à valeur probante et le stockage non probatoire. L’intégrité et la valeur juridique de tous les documents conservés dans le premier niveau de service seront garanties. Ce qui n’est pas le cas de ceux stockés dans le second niveau.
Les avantages et inconvénients du coffre-fort numérique
Pourquoi une entreprise doit choisir un coffre-fort numérique à la place d’une autre méthode de stockage ? Plusieurs raisons sont avancées par les professionnels. On peut citer entre autres la préservation des données contre la perte, le piratage ou la destruction, la conservation de documents à valeur juridique, la préservation de l’intégrité des informations, la facilitation de l’accès en ligne des documents même lors des déplacements à l’étranger, la limitation de la consultation du coffre-fort aux personnes habilitées, etc.
Le principal inconvénient du coffre-fort numérique est sans doute sa durée de conservation limitée surtout lorsque les entreprises ou les particuliers choisissent un service de stockage virtuel gratuit. Il faudrait prendre le temps de lire les conditions proposées par les hébergeurs avant d’arrêter son choix.
La constitution des données à conserver au coffre-fort numérisé
Ce qui est pratique est sans doute de scanner les documents puis de les intégrer au coffre-fort numérique. Pour les entreprises qui doivent faire face à une grande quantité de documents à archiver, le mieux est de faire appel à un professionnel. Actuellement, certaines entreprises proposent l’envoi des documents par email. Ce qui facilite largement le travail d’archivage. Toutefois, il faudrait prendre le temps d’analyser les documents reçus afin qu’ils ne puissent pas infecter les autres données en cas de virus, de trojan ou d’autres cyber-attaques.
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