La messagerie électronique est une technologie incontournable depuis plusieurs années aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. Malgré sa performance, sa gestion est devenue une véritable contrainte pour les utilisateurs selon les experts.
Quelques chiffres sur la messagerie électronique
D’après les statistiques, près de 4 utilisateurs sur 10 reçoivent quotidiennement dans leur boite de réception plus de 100 courriels. Environ 6 personnes sur 10 dépensent 2 heures par jour pour assurer la gestion de leur messagerie électronique. 70% des dirigeants déclarent être surchargés d’informations non significatives. Après la réception d’un e-mail, un salarié n’arrive à reprendre le fil de sa pensée qu’après une minute.
Les points forts de la messagerie électronique
Plusieurs points forts sont attribués à la messagerie électronique surtout dans le milieu professionnel. Premièrement, elle accélère la prise de décision et le temps de réponse. Deuxièmement, elle améliore le flux de documents et le partage d’information entre tous les salariés. La messagerie électronique facilite également le stockage des données et l’organisation des tâches. Troisièmement, elle permet au manager de mettre en place une norme de communication et améliore la relation interne entre tous les employés. Pour les travaux d’équipe, la messagerie électronique rend aisé la coordination et la synchronisation des tâches.
Les points faibles de la messagerie électronique
Lorsque la messagerie électronique n’est pas maitrisée, elle peut être une source de contraintes pour les utilisateurs. La perte de temps et de concentration liée à l’arrivée et au traitement des emails fait partie des inconvénients de ce mode de communication. Une personne qui ne sait pas faire le tri de ses courriels sera très vite submergée d’informations et aura du mal à définir les priorités.
La messagerie électronique pourrait également avoir un lourd impact sur la performance des salariés. Elle peut être une source de stress et de pression pour eux et engendrer un sentiment d’isolement. Lorsque les courriels sont mal interprétés par les destinataires, cette incompréhension pourrait retarder la prise de décision et enclencher un conflit interne. Il est également possible que les managers utilisent la messagerie électronique comme un outil de contrôle.
L’optimisation de la messagerie électronique
Ci-après quelques recommandations permettant à l’entreprise de faire de la messagerie électronique un levier et non une faiblesse.
Avant de faire appel à la messagerie électronique, chaque salarié devra poser des questions sur la pertinence des données à transmettre. Pour les informations sensibles qui risquent d’être mal interprétées, il est préférable de favoriser le contact direct. Il est déconseillé de traiter ses emails personnels au bureau.
Lors de l’envoi d’un courriel, les experts recommandent aux expéditeurs de traiter un seul sujet par message surtout lorsque les destinataires sont nombreux. Cela facilitera le traitement de l’email. Même si les emails sont moins formels que les courriers classiques, il est préférable d’utiliser certaines formules de politesse. Les pièces jointes devront être utilisées à bon escient.
Il faudra choisir le bon moment pour envoyer les messages électroniques. Lorsqu’il est d’ordre professionnel, il est préférable de les expédier durant les horaires de travail sauf en cas d’urgence. L’envoi d’un accusé de réception ne sera souhaitable que pour les données sensibles.
Pour éviter les interruptions liées à la réception de courriels, les salariés pourraient travailler hors ligne et spécifier quelques plages horaires durant la journée pour réceptionner leur messagerie électronique.
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Bon, on ne peut pas travailler sans messagerie. Alors, même si avec tous ces inconvénients, on est obligé à l’utiliser
Pour moi j’utilise Gmail et je suis satisfaite pour le moment