La messagerie électronique et son usage en entreprise

La popularisation des emails en entreprise a commencé vers la fin des années 80. Si les managers refusaient autrefois de taper sur un clavier et par conséquent d’utiliser cet outil de travail, toutes les hiérarchies sont devenues actuellement des « usagers de l’informatique » selon l’expression. Mais l’utilisation de l’Internet dans la vie professionnelle peut faciliter la vie et en même temps la compliquer. Comment dans ce cas améliorer son usage tout en se protégeant ?

Les points faibles liés à l’usage de la messagerie électronique

Le terme « infobésité » devient de plus en plus utilisé dans le milieu professionnel. Il s’agit de la surcharge de courriels reçus quotidiennement par les entreprises. Lorsque trop d’informations arrivent sur le poste de travail des salariés, la perte de temps et de productivité est inévitable. Par ailleurs, il y a également les problématiques liées aux menaces véhiculées par la messagerie électronique : virus, spam, scam, déni de service, chevaux de Troie, vers, spyware, etc. Même une minute d’inattention peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise.

Dans certaines sociétés, certaines mesures ont été mises en place pour lutter contre l’infobésité. Il s’agit de l’adoption d’une « pause numérique » c’est-à-dire quelques heures voire une journée pleine sans e-mails. Quelques entreprises interdisent à leurs salariés d’envoyer des courriels au-delà de 18 heures ou encore pendant la journée du vendredi. Cette mesure ne concerne pas les cadres dirigeants qui seront exemptés à cause de la lourdeur de leur responsabilité. Pour les menaces informatiques liées aux e-mails, la mise en service de logiciels de protection récents et à jour suffit à les contrer. Il est possible pour les entreprises d’adopter des solutions de sécurité externalisées afin de réduire les coûts et de faciliter la mise en œuvre.

Les points forts de la messagerie électronique en entreprise

Dans le milieu professionnel, la messagerie électronique est considérée par certaines entreprises comme un outil marketing. En effet ces dernières peuvent véhiculer rapidement des informations, prospecter, fidéliser leur clientèle ou encore valoriser leurs activités à travers elle. Lorsque les courriels sont utilisés avec modération et parcimonie, ils sont très bénéfiques pour les entreprises.

Quelques règles d’usage de la messagerie électronique

Lorsqu’on envoie un courrier électronique, il faut tout de suite aller à l’essentiel. En effet, si un e-mail fait une page à chaque fois et qu’on en reçoit 100 jusqu’à la fin de la journée, la personne va lire un roman de 100 pages chaque jour. Il est également recommandé de ne pas utiliser les accusés à tord et à travers pour éviter le risque de piratage et d’attaques malveillantes. Il est tout à fait possible que les cybercriminels utilisent ce paramètre pour confirmer la bonne marche de l’adresse électronique et en cliquant dessus, l’utilisateur tombe dans le panneau.

Il faut éviter l’abus de pièces jointes. Non seulement elles alourdissent les messages mais le temps d’attente et de traitement peut faire baisser la productivité. En outre, des malwares peuvent se cacher à l’intérieur et infecter les postes de travail des destinataires une fois qu’ils ouvrent les fichiers attachés.