L’usage de la messagerie électronique est un point clé du système d’information de l’entreprise depuis de nombreuses années. Elle facilite la communication, réduit les distances et minimise le coût d’envoi des données et des messages. Pour pouvoir envoyer un courrier électronique ou courriel, l’utilisateur aura besoin de se connecter à Internet via son fournisseur d’accès, son ordinateur et son modem.
L’utilité de la messagerie électronique
La messagerie électronique offre de nombreuses possibilités aux utilisateurs. Pour les particuliers, elle facilitera la communication avec les proches, surtout lorsqu’une grande distance géographique les sépare. Pour l’entreprise, la messagerie électronique facilite la relation interne avec tous les employés et la correspondance externe avec la clientèle. Le courriel permet également d’obtenir des réponses rapides et allège les frais. En fournissant une adresse électronique à une tierce personne, l’utilisateur pourra par la suite communiquer avec elle via sa boite de messagerie.
Fonctionnement de la messagerie électronique
Le fonctionnement de la messagerie électronique est simple. Au début, les utilisateurs devront s’abonner à un fournisseur d’accès Internet et mettre en place un logiciel de messagerie sur son poste de travail. Ensuite, il devra créer une adresse électronique et un mot de passe pour pouvoir lire ses courriels. Après la rédaction du contenu d’un message, il est possible d’y attacher une pièce jointe, volumineuse ou pas. Ceci permettra aux utilisateurs de gagner du temps et de l’argent par rapport à un envoi postal.
La sécurisation de la messagerie électronique
Les cyber-menaces pouvant porter atteinte à la messagerie électronique peuvent provenir soit de son contenu, soit des pièces jointes qu’elle véhicule. Parmi les menaces qui se propagent, on peut distinguer les virus, les vers, le phishing, les attaques par déni de service, le spam, les chevaux de Troie, etc.
Heureusement, les protections de la messagerie électronique disponibles actuellement sur le marché limitent les dégâts. Gratuites ou payantes, elles peuvent être implantées directement sur le poste de travail pour les particuliers ou encore sur les serveurs de messagerie électronique pour les entreprises. Les logiciels en mode SaaS ou protections externalisées sont particulièrement efficaces contre l’invasion de spams.
Différents types de messagerie électronique
Sur Internet, les utilisateurs pourront trouver facilement des services de messagerie électronique gratuits. Ce type de moyens de communications est très intéressant pour ceux qui souhaitent interagir sur les forums de discussion en ligne, s’abonner à des newsletters ou encore s’inscrire sur les réseaux sociaux. Les messageries électroniques gratuites limitent les vols de données personnelles et professionnelles. Préservez votre adresse électronique personnelle ou professionnelle pour un usage plus restreint : communication avec les collègues de travail ou les membres de la famille.
Quelques avantages de la messagerie électronique
Après la réception d’un message électronique, le destinataire pourra tout de suite le stocker sur son poste de travail. Tout le contenu pourra être modifié et ré-envoyé en très peu de temps. La possibilité de le faire accompagner par une ou plusieurs pièces jointes est surement un avantage certain. Les règles protocolaires qui régissent les courriels sont plus souples par rapport aux correspondances normales. La réception d’un email est immédiate.
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On peut aussi constater que la messagerie devient un peu le poste avancé de commandement de la communication.
Autrefois limitée aux emails et aux téléphone, la communication en entreprise s’enrichît progressivement de nouveaux outils de collaboration complémentaires comme le tchat (clavardage), les conférences web, voire même la téléprésence pour certains (notamment en cas de communications unifiées).
Il est intéressant d’observer que les éditeurs de ces outils proposent tous des plugins pour s’intégrer soit dans le MUA (mail user agent, cad le client local de messagerie, comme Outlook, Thunderbird, Lotus Notes, etc.), soit dans les messageries en ligne (qu’elles soient pro ou grand public).
Cela revient à placer encore un peu plus les messageries électroniques dans un rôle central de la communication.