Guide d’utilisation de la messagerie électronique

La messagerie électronique est un outil permettant aux internautes d’envoyer un courriel par l’intermédiaire d’un ordinateur et d’un modem. L’existence de cette technologie facilite l’échange personnel et professionnel. La messagerie électronique fonctionne 24h/24 et les courriels envoyés seront réceptionnés immédiatement par les destinataires.

 

 

Principe de fonctionnement de la messagerie électronique

La messagerie électronique permet de réaliser trois types d’action : réceptionner, répondre ou créer un nouveau et envoyer un courriel. Quelques conditions sont nécessaires avant que l’utilisateur ne puisse utiliser sa messagerie électronique. Il devra s’abonner à un fournisseur d’accès Internet – FAI puis obtenir une adresse électronique, un nom d’utilisateur et un mot de passe. Un logiciel de messagerie électronique peut être fourni par le FAI ou encore intégré au système d’exploitation de l’ordinateur. Une fois en possession de tous ces paramètres, les utilisateurs pourront commencer à gérer leurs correspondances.

 

 

La gestion de la messagerie électronique

Plusieurs éléments composent la messagerie électronique. La boite de réception sert à recevoir tous les courriels que les utilisateurs recevront. La boite d’envoi archivera tous les emails sortants. Il est possible de procéder à la création de boite de réception spécifique en fonction des besoins. Le carnet d’adresse rassemble toutes les adresses électroniques des correspondants de l’utilisateur. Lorsqu’il devra envoyer un courriel à telle personne, la présence de son adresse dans cette liste lui évitera de la mémoriser ou d’aller la chercher à d’autres endroits.

 

Les points forts et les points faibles de la messagerie électronique

La messagerie électronique procure beaucoup d’avantages aux utilisateurs. Grâce à elle, l’entreprise peut améliorer le temps de réponse, hâter la prise de décision et accélérer la réalisation des actions. La messagerie électronique facilite aussi bien l’archivage que le partage des informations. Les tâches et les communications internes seront mieux gérées dans l’entreprise.

 

La gestion de la messagerie électronique pourra faire perdre beaucoup de temps aux salariés d’une entreprise et risque d’entraîner un manque de concentration. La réception d’un courriel engendre souvent un sentiment d’urgence et peut augmenter le stress et la pression chez une personne. Lorsque les emails affluents sont trop importants, leur arrivée dans la boite de réception peut engendrer une surcharge d’information et rend difficile le traitement. Cela ne favorise pas la relation humaine et risque de créer un sentiment d’isolement.

 

 

Quelques chiffres sur la messagerie électronique

D’après un rapport de l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises ou ORSE, 5 personnes sur 10 dépensent 2 heures par jour de leur temps pour gérer leur messagerie électronique. Près de 4 personnes sur 10 reçoivent chaque jour au-delà de 100 courriels dans leur boite de réception. 7 dirigeants sur 10 se sentent submergés d’information dans leur entreprise. 6 personnes sur 10 avouent consulter leur messagerie électronique toutes les heures mais en réalité, elles le font toutes les 5 minutes. Une personne met près d’une minute pour reprendre le fil de ses activités après avoir été perturbée par l’arrivée d’un courrier électronique.

 

 

Quelques conseils sur l’usage de la messagerie électronique

Pour optimiser l’usage de la messagerie électronique, il est préférable de l’utiliser uniquement quand elle est pertinente par rapport aux autres moyens de communication. Le contenu du courriel devra être explicite et direct. Utilisez les pièces jointes avec modération. Choisissez le bon moment pour envoyer votre email et veillez à ce qu’il parvienne à bon port.